Programın genel amacı kurum içerisindeki evrak akışını yönetmeliklere uygun bir şekilde takipetmek kurumlara dışarıdan yapılan başvuruları işleme almak ve evrakların arşiv sürecini takip etmektir. Programa belge niteliği taşıyan her türlü materyal programa yüklenebilir . (.jpg, .docx, .doc, .pdf vb. ) program her türlü kurum içerisindeki birimleri tanımlatır birim başkanlarını ve birim çalışanlarını ayrı gruplarda toparlar ve hepsine ayrı yetkilendirme sağlar. Böylece bilgilerin gizliliği ve kişiselliği korunmuş olur.
Programda ayrı bir yazı giriş bölümü de bulunmaktadır bu bölümde yazı olarak henüz resmiyet kazanmamış verilerin girişi de sağlanır. Birim çalışanının giriş yapmış olduğu yazılar birim yöneticisinden onay alarak resmi belge haline gelir ve evrak numarası alır.
Program arşiv sistemini de kendi içerisinde barındırmaktadır. Tüm bilgiler ilk kayıt aşamasındayken konu bilgisi girişi yapılır ve bu konular devlet arşivleri kurumunun dosya tasnif planındaki yönetmeliklerine göre oluşturulmuştur. Böylece her verinin saklama süresi ve gerekirse ne zaman devlet arşivlerine yollanacağı ilk giriş yapılırken belirlenmiş olur. İşlemi bitirilen belgeler arşiv bölümüne program tarafından otomatik olarak düşürülür ve arşivde saklanma süreci başlatılır. Herhangi bir evrağın imha ya da devlet arşivlerine yollanma tarihi yaklaşırsa program kullanıcıya bilgilendirmeler yapar. Aynı zamanda arşivdeki belgelerin güvenliği açısından arşivden ödünç alınan beglerin de kaydı tutulmaktadır. Böylece arşiv çalışanı hangi belgeyi kime verdiğini döküm olarak alabilir.
Program da detaylı belge arama menüleri bulunmaktadır .Menüler kullanıcı yetkilerine göre tasarlanmıştır. Bir belge aratırken konusuna , işlem tarihine, eklenme tarihine, yükleyen kişiye, yollandığı kuruma, eklenen açıklamalara ve bunun gibi bir çok alt başlığa göre arama yapabilmekte ve kullanıcı istediği bilgilere anında ulaşabilir.
Programımız dotnet ortamında C# dili ile geliştirilmiş bir programdır.